可报销的差旅费和表格
第6410章
1 月 10 日修订, 2017; 8 月 8 日, 2017; 9 月 29 日, 2017; 4 月 25 日, 2017; 10 月 1 日, 2018; 5 月 14 日, 2024
目录
.010 简介
.020 一般信息
.030 金沙js9线路中心前
.040 金沙js9线路中心费用
.050 商业航空及相关费用
.060 大学拥有或租赁的车辆
.070 车辆租赁
.080 使用私家车的里程报销
.090 注册
.100 生活费
.110 餐费和杂费报销
.120 住宿费报销
.130 特殊金沙js9线路中心生活费报销
.140 杂项费用
.150 国际金沙js9线路中心
.160 学生金沙js9线路中心
.170 金沙js9线路中心现金预支
.180 赞助研究金沙js9线路中心（所有项目编号为“G”）
相关内容
.210 附录 A - 定义
.220 附录 B - 差旅费用类型和收据要求
.230 附录 C - 金沙js9线路中心申请和出口报告提交时间表
.240 附录 D - 取消和变更费用指南
.250 附录 E - 大学资助的学生金沙js9线路中心指南
.010 简介
大学员工可能需要出差以履行公务或其他有利于大学的专业或教育活动. 此政策为因大学出差并处理相关商务差旅费用的个人创建了统一的差旅流程. 大学可以报销员工, 在规定的限制内, 根据金沙js9线路中心法律和法规，在因大学公务出差期间发生的所有与商务相关的差旅费用, 金沙js9线路中心董事会规定, 和大学政策. 金融服务部审核旅行付款是否符合这些政策. 单位领导 (i.e. 部门主管, 院长, 和副总裁）统称为“部门负责人”，负责确保其部门遵守所有适用的出差要求.
本政策适用于所有因经批准的大学业务而出差的大学员工，以及政策中所述与大学或为大学开展业务的非大学人员.
差旅费报销也可以作为员工调动的一部分（请参阅 PPM 第 6320 章 关于搬家和面试费用).
.020 一般信息
大学将合理支付和报销, 必要, 以及根据本政策执行大学业务而产生的经批准的差旅费. 个别校区, 大学, 各单位可实行更严格的出行政策. 但是, 校园, 学院, 或单位将全权负责执行更严格的政策. 差旅费用的内部合规审核将根据本文概述的政策进行.
所有金沙js9线路中心者都应尽最大努力选择最经济的出行方式，在本政策的参数范围内实现批准的金沙js9线路中心目标. 旅客应使用最直接的路线和最经济的交通方式来满足其业务需求. 这可能包括机票, 汽车租赁, 出租车, 班车, 拼车, 或其他公共交通. 金沙js9线路中心者的商业目的, 潜在的运输时间, 特殊需求, 成本效率, 以及其他与业务相关的情况有助于确定最经济的选择.
所有与大学开展业务或为大学开展业务的个人, 包括但不限于顾问, 客人, 独立承包商, 和扬声器, 与大学签订活动合同的人, 项目, 或其他服务, 应遵守本政策中规定的所有适用政策和程序.
本政策旨在确保遵守法律, 规定, 和联邦统一指导方针的政策, 金沙js9线路中心, 金沙js9线路中心董事会, 和大学. 不遵守本政策可能会危及旅行者的报销或获得大学资金, 由机构负责人或其指定人员决定.
有关允许报销的例外情况仅在特殊情况下才允许, 有适当的例外记录并经部门主管批准. 例外情况可能包括其他大学业务义务, 天气, 旅客健康问题, 安全问题, 和其他紧急情况. 例外情况将与金融服务部合作根据具体情况进行评估. 大学不保证金沙js9线路中心后例外.
.030 金沙js9线路中心前
在安排金沙js9线路中心之前, 所有大学员工, 包括学生员工, 因与工作相关的大学官方事务而金沙js9线路中心必须有经过批准的金沙js9线路中心请求（请参阅州内/边境城市金沙js9线路中心的例外情况）. 所有请求都需要金沙js9线路中心者的主管和金沙js9线路中心资助单位的部门负责人批准, 或其批准的代表. 前往美国境外地点的行前金沙js9线路中心请求需要额外注册和批准. (参见 .150国际金沙js9线路中心).
旅客每次金沙js9线路中心请求可以提交一次连续的商务金沙js9线路中心, 除非金沙js9线路中心满足每月一揽子金沙js9线路中心请求的要求（请参阅州内/边境城市金沙js9线路中心）.
确保及时审核并获得主管的必要批准, 部门负责人, 以及在安排金沙js9线路中心之前获得国际金沙js9线路中心的特别批准, 建议旅客尽快提交行前申请, 金沙js9线路中心出发日期前至少 30 天.
州内/边境城市金沙js9线路中心
仅限州内或边境城市金沙js9线路中心的里程, 包括停车, 通行费, 租车费用和大学车辆费用, 不需要旅行请求. 边境城市的定义是距金沙js9线路中心边境 100 英里以内的任何地点.
员工有资格并申请 M 的州内/边境城市内过夜金沙js9线路中心或延长一日金沙js9线路中心，需要获得批准的金沙js9线路中心前金沙js9线路中心申请&即。
每月一揽子金沙js9线路中心请求将接受针对当月 (i.e. 1 月 1 日至 1 月 31 日). 这些请求可能包括为此目的在州内金沙js9线路中心期间产生的业务费用. 与不同商业目的相关的金沙js9线路中心必须放在他们自己的金沙js9线路中心请求中.
州外金沙js9线路中心
所有州外金沙js9线路中心都需要获得批准的行前金沙js9线路中心申请, 除非金沙js9线路中心满足仅限里程, 边境城市要求.
商务金沙js9线路中心状态下的个人金沙js9线路中心
从事个人金沙js9线路中心的金沙js9线路中心者, 处于金沙js9线路中心状态时, 应在合理必要的范围内，在金沙js9线路中心请求中确认并包含有关个人金沙js9线路中心的信息，以促进和遵守本金沙js9线路中心政策. 但是, 只有与大学商务相关的差旅费才应包含在行前差旅申请和差旅费报告中. 跟随旅程, 大学将支付或报销金沙js9线路中心者与金沙js9线路中心商业目的相关的批准费用部分. 旅客有责任获取并提供必要的成本比较以验证业务费用. 所有个人开支及相关税费, 提示, 费用应由旅客从提交的信息中扣除, 详细收据.
飞行与驾驶
大学普遍认为航空旅行是前往金沙js9线路中心以外的目的地时最经济的交通方式. 当旅行者选择开车还是乘飞机前往目的地时, 如果目的地距离旅客出发地点（官方车站或住所）单程超过 400 英里，则需要进行费用比较, 以较小者为准）. 必须提供费用比较，并报销两种交通方式中较低者. 使用成本比较工作表 (pdf).
.040 金沙js9线路中心费用
大学直接支付的费用
通过大学在线预订工具预订的机票由大学直接支付，无需旅客获取购买卡或自付费用. 机票必须是最直接或最经济的路线，以满足旅客的业务需求，并且不包括个人行程，除非提供的成本比较表明直达路线与包括个人行程的路线相同或更低, 使用相同的航空公司和舱位代码.
金沙js9线路中心购物卡/单项金沙js9线路中心（SET）卡
大学可以向员工发放金沙js9线路中心购买卡或单次金沙js9线路中心 (SET) 卡, 经基层部门主管批准, 支付所有与商务相关的差旅费用, 以下禁止的除外 大学购卡手续 （包括金沙js9线路中心期间的餐食）. 所有“官方招待”请求都需要在购买前获得预先批准. (amjs澳金沙门欢迎您).
员工支付的费用
只要有可能，大学鼓励大学直接付款或通过直接发给金沙js9线路中心者的大学购买卡付款. 个人资金来源, 包括但不限于现金, 信用卡, 和借记卡, 可用于支付差旅费, 旅客可以要求报销本政策允许的个人出资金沙js9线路中心费用. 个人员工差旅的预付款押金/资金在差旅完成之前不会得到报销.
对员工的补偿
员工在大学正式商务金沙js9线路中心期间发生的个人允许的金沙js9线路中心费用可得到报销. 通过奖励计划或类似方法提供的任何折扣或优惠券均不可退还给员工. 大学根据负责任的计划向金沙js9线路中心者报销. 这意味着所有差旅费用必须有正式的大学业务联系或目的, 且所有报销费用必须由金沙js9线路中心者在合理期限内提交. 旅客应在金沙js9线路中心结束之日起 30 天内通过在 Concur 中填写费用报告来提交所有费用. 员工负责详细说明差旅和费用，并提供本政策要求的所有收据和证明文件. 员工必须谨慎确保文件清晰可辨. 员工每次批准的差旅请求只能提交一份差旅费用报告.
金沙js9线路中心证件, 包括收据和明细报表, 与差旅费用报告相关的内容必须包含在报告中. 如果可能的话, 会议议程, 会议信息, 或与购买金沙js9线路中心相关的其他文件, 包括提供的餐食, 会议日期, 住宿信息, 和其他相关费用应包含在授权付款部门的档案中和/或保留. 旅客有责任准确报告免费提供的餐食和其他金沙js9线路中心费用.
需要更正或附加信息的提交内容通常会退还给员工, 这可能会导致向员工的报销被延迟. 因此, 员工和部门在准备时应谨慎, 正在提交, 并批准差旅费用报告以避免延误.
已完成的差旅申请和差旅费用报告已提交以供审核和批准，如下所述 .230 附录 C, 金沙js9线路中心申请和报告提交时间表 (参见.230).
费用报告满足所有要求并获得批准后，金沙js9线路中心将向员工发放补偿. 报销将通过员工在 HRIS 中的指定账户直接存款的方式发放.
员工产生的交通费在以下情况下不予报销：
- 因员工居住在员工工作地点以外的城镇或因员工选择居住地而产生的额外交通费用.
- 员工工作地点与住所之间发生的交通费用. 如果多名员工前往同一活动, 部门负责人或代表应为一辆车分配多名员工, 只要有可能, 授权使用私人或大学拥有的交通工具.
取消/变更费用
当商务金沙js9线路中心或行程的一部分必须取消或更改时, 旅客应联系供应商以请求对任何未使用部分进行退款. 如果无法获得退款或需支付变更费用, 如果取消或更改是由于以下原因之一并经部门主管批准，则可以支付费用：
- 冲突的 金沙js9线路中心U 业务义务优先
- 取消会议/会议
- 航空公司取消的航班（替换票价必须用于未来 金沙js9线路中心U 出差并由部门跟踪）
- 家庭成员意外死亡.
- 旅客自身的意外疾病导致其无法按计划出差或继续行程，且并非由于旅客自身的不当行为/疏忽.
- 该部门已决定，如果要进行金沙js9线路中心, 金沙js9线路中心者的健康和安全将面临风险.
在费用报告的注释字段中添加信息，详细说明取消或更改费用的原因 (参见 .240).
通过 Concur 购买的已取消机票应由各部门提供资金，并通过大学未使用机票流程进行跟踪. 当员工未使用的机票积分即将到期时，他们将收到提醒.
.050 航空金沙js9线路中心及相关费用
商业航空金沙js9线路中心
当航空金沙js9线路中心成为最合理的金沙js9线路中心方式时, 旅客应乘坐商业航空公司, 除非另一种金沙js9线路中心方式明显更经济, 成本比较证明, 并满足相互, 大学和金沙js9线路中心者的合理需求. 大学将支付或报销金沙js9线路中心者的金沙js9线路中心费用，最高可达最经济选择的总费用. 一般, 不可退款, 经济舱是最经济的选择. 不鼓励购买基本经济舱票价和其他预算票价，因为存在潜在风险和对金沙js9线路中心的影响. 旅客有责任了解预订经济舱或基本经济舱票价的风险.
与某些金沙js9线路中心相关的商业目的和特殊情况可能支持批准其他票价舱位. 对于四个小时或以上的单个航段, 旅客可以预订有更大腿部空间的座位. 如果购买经济舱以外的任何其他舱位, 旅客必须提供其他舱位机票的证据 (i.e. 满足员工住宿要求, 国际航班, 等.) 并提交一份详细的机票收据以及注明所购买金沙js9线路中心舱位的费用报告.
如果没有经济舱, 旅客必须提交证明没有经济住宿的文件.
如果旅客希望购买不同舱位的机票以满足个人喜好, 旅客必须提供经济舱票价金额的文件，并扣除该票价超出部分的金额以用于报销.
行李
可以为旅客的托运行李支付或报销合理的航空公司费用（通常为 1 件托运行李）. 如果用于大学官方业务，超过重量或尺寸限制的行李费用可报销（超额个人行李费用不可报销）. 如果记录了有效的商业目的，则可报销设备和用品的运输费用. 向服务员或行李服务提供商支付的小费包含在可报销的餐费和杂费 (M&IE)。
航空金沙js9线路中心包机
需要租赁飞机以满足其旅行需求的机构必须使用州公务机（如果可以通过金沙js9线路中心公路巡逻队提出请求）. 如果公务机不可用, 然后该机构可以租赁或租赁一架商用飞机. 在这种情况下, 一份完整的 DA-27 表格副本, 公务机无法使用的通知, 必须附在费用报告中.
.060 大学自有或租赁的车辆
如果可能的话, 大学员工在执行大学官方公务时应使用大学车辆（请参阅 js金沙3983总站 8100校友会). 此外, 部门负责人可以授权大学员工使用大学（国有）拥有或租赁的车辆进行官方大学业务. 只有大学员工或合理参与并陪伴大学员工或经批准从事大学正式业务的其他人员的人员才可以乘坐大学拥有或租赁的机动车辆 (amjs澳金沙门欢迎您).
每当分配给车辆的大学购买卡无法使用时, 员工日常汽油费用可得到报销, 石油, 以及大学自有或租赁车辆的类似购买. 员工还可获得适当授权的车辆维修和保养支出的报销. 与车辆商业用途相关的通行费和停车费也可报销. 所有费用都必须按照大学政策 (参见 PPM 6420.070).
.070 车辆租赁
预订车辆租赁
车辆租赁应在可用时向签约的大学提供商预订. 可通过在线预订工具获得协商的折扣价格. 如果签约提供商无法提供或无法满足金沙js9线路中心者的要求, 可以通过其他提供商进行预订.
一般, 标准, 经济, 紧凑, 或中级车辆可以满足旅客的商务需求. 如果购买任何其他课程, 旅客必须提供其他车辆类别的证据 (i.e. 满足员工住宿要求, 多名大学金沙js9线路中心者, 等.) 并提交一份明细收据及其费用报告，确定所购买车辆的类别.
如果批准的车辆类别不可用, 旅客必须提交文件证明这些级别类别中的车辆不可用.
如果金沙js9线路中心者更愿意购买不同级别的车辆以满足个人喜好, 旅客必须提供经批准的车型金额的成本比较，并扣除相当于此类金额成本的超额部分以用于报销.
租赁车辆仅允许因大学事务的旅客驾驶.
车辆保险
使用大学采购卡进行的所有国内车辆租赁均自动获得碰撞损坏豁免 (CDW) 和丢失损坏豁免 (LDW), 大型卡车除外, 大型客车 (>;10 名乘客), 和豪华车. 鼓励旅客使用大学旅游购物卡租车.
CDW 和 LDW 保险可由金沙js9线路中心者购买，并对我们大学采购卡计划未涵盖的车辆或通过个人付款方式租赁的车辆进行报销.
如果旅客携带贵重的大学设备金沙js9线路中心，可以选择将个人财物保险 (PEI) 添加到其租金中.
不允许购买所有其他保险，应在签署任何租车协议之前拒绝. 金沙js9线路中心者有责任在签署协议之前审查并拒绝适用的保险.
其他
旅客可以提交租赁汽车的燃油收据以获得报销.
如果没有证实的商业原因，所有其他租赁车辆附加费用通常都不可报销.
.080 使用个人交通工具的里程报销
被授权乘坐私人拥有或经营的交通工具金沙js9线路中心的员工可以按 K 固定和制定的费率报销允许的行驶里程.S.A. 75-3203a. 私人拥有或经营的交通工具包括车辆（客车, 卡车, 货车, 等.), 飞机, 摩托车和其他类似的私人交通工具.
价格
里程报销按以下费率进行（7 月 1 日生效）, 2024) 每 K.S.A. 75-3203a;
- 私人汽车每英里 67 美分
- 私人摩托车每英里 65 美分
- 私人飞机 1 美元.每英里 76 美分（基于航空里程）
这些报销费率被认为涵盖了与使用私人交通工具相关的所有费用，包括但不限于汽油, 石油, 轮胎, 维修, 保险（包括因私人交通工具损坏而导致的未投保损失和保险免赔额）, 许可费, 折旧费用, 以及任何类型的费用.
对于因乘坐 金沙js9线路中心U 基金会车辆旅行而产生交通费用的个人，里程费率报销为每英里 21 美分.
里程报销率的例外情况. 上述里程报销率的例外情况如下：
- A. 当有一种交通方式可用并且比私人交通工具运输便宜时, 里程报销仅限于其他交通方式的费用 (i.e. 单程行驶超过 400 英里的机票).
- B. 当机构不要求员工出行且在出行前告知员工指定的费率时，部门负责人可以支付低于上述费率的指定里程费率.
计算里程
乘坐私人拥有或经营的交通工具（私人飞机除外）金沙js9线路中心预计是最有效的路线, 利用费用管理工具或 谷歌地图.
乘坐私人飞机金沙js9线路中心应使用航空里程距离. 可接受的里程验证网站是 http://www.indo.com/distance.
如果业务出发/到达日为正常工作日, 里程应从金沙js9线路中心者的工作地点或住所计算, 以较小者为准. 如果不是正常工作的一天, 计算可能来自住所, 即使住所大于工作地点.
部门负责人可以授权员工报销在其官方车站或城市范围内或在其官方大学办公期间乘坐私人拥有或经营的交通工具行驶的附近里程, 城镇, 或去过的地点. 每个地点每天行驶的附近总里程应在金沙js9线路中心费用报告中单独报告，以说明行驶附近里程的目的.
因使用私人拥有或经营的交通工具而产生的以下费用也可以报销：
- 公务金沙js9线路中心时的停车费.
- 收费公路和收费桥梁的通行费.
- 飞机着陆和束缚费.
- 与乘坐私人飞机金沙js9线路中心相关的车辆费用（里程费用或出租车费用）
- 官方车站或住所与官方车站或住所所在城市机场之间的交通
- 目的地城市机场与办公地点之间的交通.
.090 注册
金沙js9线路中心相关注册费
注册费可以使用发给金沙js9线路中心者的大学采购卡提前支付, 院系大学采购卡, 直接支票付款, 或通过金沙js9线路中心者的个人卡并在金沙js9线路中心完成后报销. 任何注册费或会议费, 旅客必须注明是否包含餐食或住宿. 如果注册收据或会议材料上注明包含餐食或住宿, 这些商品无法申请退款. 此外, 金沙js9线路中心者有责任报告向金沙js9线路中心者免费提供的任何其他餐饮或住宿.
与注册相关的会员费
如果是机构会员，则与注册相关的会员费可以报销，或者会员费将为大学节省大量成本，费用报告所附文件证明.
可选注册费
与可选的非商业相关活动相关的慈善捐款和费用不能通过大学采购卡支付或报销给员工.
虚拟会议/网络研讨会
虚拟会议注册和网络研讨会不需要出差申请，并作为培训费用 & 网络研讨会费用。
.100生活费
员工需要过夜金沙js9线路中心时可报销生活费. 生活费报销包括餐费和杂费 (M&IE) 在规定限度内发生的津贴和实际住宿费用. 生活费按照发生住宿费的城市的标准报销. 费用报告中提交的行程应反映住宿地点. 在有限的情况下并由部门主管自行决定, 员工可报销每天一顿的官方大学商务金沙js9线路中心（不发生过夜金沙js9线路中心）. 餐费报销由早餐的每餐补贴率决定, 午餐或晚餐.
员工发生的生活费在下列情况下不予报销：
- 生活费是由于员工居住在其工作地点以外的城市或城镇或由于员工选择居住地而产生的.
- 生活费发生在员工住所同一城市或办公地点30英里以内.
- 员工免费获得生活保障.
- 员工离开工作地点或住所并于当天返回，无需支付住宿费, 除非部门主管或指定人员批准在不产生住宿费用的有限金沙js9线路中心情况下向员工支付一顿饭费 (参见.110)
维持生计率基于联邦 CONUS, 奥康斯, 和国务院费率. 费率会自动加载到费用管理工具中进行费用计算，也可以直接在以下网站访问：
美国本土 (CONUS)
美国.S. 总务管理局 (GSA) 维护 M&美国本土旅游地点的 IE 价格和住宿价格.
美国本土 (OCONUS) 之外
美国.S. 国防部 (DOD) 维护 M&阿拉斯加境内旅游地点的 IE 价格和住宿价格, 夏威夷和美国.S. 领土/属地.
国际地点
美国.S. M 的来源是国务院 (DOS)&IE 费率仅适用于国际金沙js9线路中心地点. 国际金沙js9线路中心允许支付实际住宿费用.
确定生存率位置
生活费地点基于领取生活费当天的酒店位置. 如果单日金沙js9线路中心符合餐费报销条件, 所使用的地点是主要会议地点.
使用私家车时的生活津贴
当机构或指定人员授权使用私人交通工具进行州外金沙js9线路中心时, 生活开支仅限于以下范围：
- 仅限一名员工的金沙js9线路中心. M&IE 仅根据员工使用最快的公共交通工具所需的行程时间支付费用. 住宿费报销仅限于大学正式营业时发生的住宿费. 途中产生的住宿费用不可报销.
- 两名或更多员工的金沙js9线路中心. 当两名或两名以上员工乘坐私人交通工具一起金沙js9线路中心时, M&IE 和住宿费用可根据驾车经过通常行驶路线到达目的地所需的天数进行报销. 非标准M的报销&如果前往非标准区域只是中途停留且不发生大学正式业务，则不允许使用IE和住宿价格.
生计减少
雇员可能无法领取 M 的生活津贴或减少金额&IE津贴或住宿费，如果员工不需要出差并且提前通知员工减少的津贴. 免费向员工提供的任何膳食和/或住宿的生活津贴应减少.
.110 餐费和杂费报销
员工可报销餐费和杂费 (M&IE) 处于金沙js9线路中心状态时. M&IE 报销在 Concur 费用报告的差旅津贴部分中自动计算. 津贴以季度天为基础，每日 M&IE 率在季度之间平均分配. M&IE 规定包括员工离开和返回的宿舍. 离职当日以及员工返回办公地点或住所当天, M&IE 津贴报销如下：
| M 的%&IE | |||
| 出发时间 | 季度日 | 出发日期 | 返回日 |
| 上午 12:00 - 凌晨 5:59 | 第 1 季度 | 100% | 25% |
| 上午 6:00 - 上午 11:59 | 第 2 季度 | 75% | 50% |
| 下午 12:00 - 下午 5:59 | 第 3 季度 | 50% | 75% |
| 下午 6:00 - 晚上 11:59 | 第 4 季度 | 25% | 100% |
除非减少提供的餐食（参见下面的减少率）, 向员工报销全额 M&出发日和回程日之间处于金沙js9线路中心状态的天数的 IE 津贴.
当金沙js9线路中心从员工的住所位于指定为员工的工作地点的城市以外的地区开始时, 员工的实际出发时间必须根据所产生的超额行程时间进行调整. 用于报销目的, 行程时间以距离目的地较近的员工所在工作地点开始计算. 同样, 员工的实际返回时间必须根据从最后一个公务地点返回员工住所而不是返回官方车站所产生的额外行程时间进行调整. M&费用管理工具帐户中针对这些出发和返回时间的 IE 报销
M&IE 价格包含餐费, 税费以及所有费用和服务员小费, 酒店搬运工, 服务员, 门卫, 女佣, 和餐厅服务员.
减少餐食
代理机构应减少膳食津贴，金额如下 餐费报销表 以下为向员工提供的每餐，如果餐费包含在注册费或机构支付的或由另一方免费提供的其他费用或收费中. 这包括含有蛋白质的免费热早餐 (i.e. 为住宿场所的员工提供的自助餐或服务员式肉类和/或鸡蛋, 但不包括免费的清淡欧陆式早餐 (i.e. 糕点, 烘焙食品, 水果, 果汁, 咖啡). 注意：每个机构都有责任减少出差员工接受的免费早餐的膳食津贴.
符合美国残疾人法案 (ADA) 规定的身体状况的员工, 已被记录并导致饮食限制, 如果提供的餐食不符合他们的饮食限制，则可以报销所提供的餐食. 此类豁免必须由用人机构审核，并应在 SMART 费用报告中注明“机构人力资源办公室备案的 ADA 豁免”. 请注意，如果员工提供的膳食不符合其自愿饮食偏好，我们将不会获得补偿, 仅适用于不符合员工记录的饮食限制的膳食.
M 的报销&单日游 IE
在下列情况下，在不产生住宿费用的情况下，部门主管可以授权报销员工每天一顿饭：
- 员工需要因大学公务出差，并且员工工作日为 12 小时或以上;或
- 员工必须以正式嘉宾或参与者的身份参加会议或会议，并在规定的出席时间内提供餐食.
如果执行公务的地点距离员工办公地点 30 英里以内，或者免费为员工提供餐食，则无法报销餐费.
每个报销请求均应, 至少, 确定日期, 出发时间, 到达时间, 目的地, 请求用餐, 以及金沙js9线路中心的目的. Concur 金沙js9线路中心津贴详细信息应反映要求报销的餐食 (e.g., 午餐). 不需要收据，如果实际餐费超过每餐津贴率，也没有规定向员工报销. 一份早餐, 午餐, 或者可以支付晚餐费用, 由部门主管决定, 每日 M 的以下百分比&Concur 中设置的 IE 津贴率：
| 早餐 | 午餐 | 晚餐 | |
| 每日 M 的报销百分比&IE | 15% | 35% | 50% |
.120住宿费报销
员工可报销实际发生的住宿费用. 住宿总金额不得超过本政策规定的住宿费用限制. 住宿费中不包含任何小费. 将最高住宿限额应用于金沙js9线路中心者的住宿费率时，不考虑与住宿相关的税费.
因此, 报销或支付的住宿费用金额可能会超出规定的限额，最多可达相关税费的金额. 住宿费用报销仅限于住宿费用发生当日（或多日）住宿机构正常单人入住的最低可用价格. 提交的住宿收据必须逐项列出并显示已全额付款才能考虑报销.
员工出差时无需与其他大学员工共用住宿. 如果一名员工选择与另一名员工合住, 相关费用必须在每位旅客的费用报告索赔中交叉引用，并且只有产生费用的旅客才可以要求报销费用. 仅单人入住率加税费, 如果适用, 大学允许金沙js9线路中心者与非大学同伴同住一个房间.
州内/州外住宿
实际住宿费用最高可达联邦 CONUS 费率的 150%, 加上适用的税费, 经部门主管批准, 可以支付州内和州外金沙js9线路中心的费用.
国际住宿
一般情况, 国际住宿不得超过 OCONUS 或国务院的价格. 实际住宿费用, 加上适用的税费, 经部门主管批准.
会议住宿
当员工被要求或授权参加会议时，大学可以支付或报销实际住宿费用, 且住宿费超出部门主管批准的适用住宿费用限额（包括额外的50%）. 必须随差旅费报告提供文件，证明会议是在住宿机构举行或与住宿机构相关，且住宿费用超出了适用的住宿费用限制和上述例外情况.
此规定可用于经批准的会议以及与会议相关的官方大学业务，并且仅适用于参加会议的大学员工. “会议”一词是指任何研讨会, 协会会议, 诊所, 研讨会, 约定, 研讨会, 或大学员工为追求目标而参加的类似聚会, 义务, 或函数.
预付住宿费
不允许预付住宿费，但如果需要押金，可以使用大学旅游购买卡预付一晚的住宿费.
.130 特殊金沙js9线路中心情况下的生活补贴
金沙js9线路中心期间丧失工作能力的员工的生活费用报销
如果雇员在远离官方地点或住所执行公务时因生病或受伤而丧失工作能力, 部门主管或指定人员可以授权向员工支付生活津贴，期限不超过五 (5) 天.
超过 90 天的金沙js9线路中心生活费报销
当员工连续驻扎在一个地点三个月时, 该地点应立即指定为员工的办公地点，并且不再报销在那里发生的生活费. 当员工前往某个地点旅行三个月或更长时间并且在那里花费超过正常工作时间的一半时，也是如此. 各机构最多可以向金沙js9线路中心财务和报告总监提出两次延长生活津贴的请求. 每个请求的期限可能为三个月或更短. 支付最多两期生活费的请求应通过表格提交给金融服务部 DA-34, 延长生存期限的请求.
作为官方大学代表参加葬礼
参加葬礼的金沙js9线路中心费用, 包括使用私家车和使用大学自有车辆的费用, 如果金沙js9线路中心者按照机构负责人或其指定人员的要求作为官方大学代表参加，则允许.
.140 杂项费用
员工可以报销金沙js9线路中心期间产生的杂项费用，例如当地地面交通, 购买物资, 外币换算, 以及下文列出的其他类似杂项费用. 证明每项杂项支出的收据应与差旅费报告一起提交, 以下情况除外：地面交通不需要收据, 无人看管的收费站或无人看管的停车场.
当地地面交通
员工在执行公务期间发生的当地地面交通费用可得到报销，例如：城市公交车, 出租车费, 乘车共享服务, 班车服务, 以及其他形式的当地地面交通. 个人使用的当地地面交通费用（例如从住宿场所到餐厅的交通费用）不可报销.
用品和服务
出差期间因公务需要时可报销购买用品和服务的费用.
外币兑换
当金沙js9线路中心者产生外币费用时, 每项费用均应转换为美元 (USD.) 可接受以下方法：
- 通过费用管理工具进行转换;
- 信用卡对帐单. 如果收取费用, 信用卡公司将转换为美元
- 通过互联网转换金沙js9线路中心日期的费用.
可接受的网站是： http://www.oanda.com/convert/classic. 此网站允许内置兑换费和特定日期.
.150国际金沙js9线路中心
本金沙js9线路中心政策中规定的所有政策均适用于国际金沙js9线路中心. 此外, 旅客应参考 PPM 3120, 国际金沙js9线路中心和活动 预订要求, 金沙js9线路中心登记, 出口管制指南, 保险及其他政策和准则
.160 预支现金
特殊情况下, 当费用无法由大学直接支付或使用大学购买卡支付时, 金融服务部可以授权从授权的定额备用金中向员工预支现金，金额被认为足以支付预期的差旅费用.
金沙js9线路中心现金预支必须通过金沙js9线路中心前金沙js9线路中心申请申请并获得批准. 金沙js9线路中心者有责任将任何未使用的资金退还给大学，并将存款证明附在金沙js9线路中心者的费用报告中. 所有金沙js9线路中心现金预支必须正确记入费用并计入金沙js9线路中心者的费用报告.
授权定额备用金中的旅费预支款可通过 (a) 抵销应计工资或应付员工的其他金额; 以及 (b) 法律规定的其他方法. (参见 K.S.A. 75-3072 了解更多信息).
.170 学生金沙js9线路中心
学生员工为了大学的主要利益而出差
作为大学雇员代表大学金沙js9线路中心的学生（为了大学的主要利益，例如对他们受雇的大学项目进行研究, 作为员工代表大学参加会议, 或工作专业发展）应遵循本政策中针对大学员工的所有政策和指南. 为了更好地方便学生员工出行, 教职员工担保人可以使用其大学卡预订学生员工商务金沙js9线路中心的酒店费用. 费用报告中必须提供学生员工的姓名.
非在职学生作为顾问代表大学出行
作为顾问代表大学金沙js9线路中心的非雇员学生被视为独立承包商. 各部门可以通过向该部门的教职员工/工作人员发放的大学购买卡来促进 Concur 之外的金沙js9线路中心预订. 学生的所有费用报销均通过直接供应商付款方式进行.
学生前往参加大学赞助的活动
学生前往参加大学赞助的活动（筹集资金），例如出国留学, 实地考察, 团队金沙js9线路中心, 或大学赞助的俱乐部可能由部门作为教师主导/教育学生金沙js9线路中心（收集资金）. 各部门可以通过向该部门的教职员工/工作人员发放的大学购买卡来促进 Concur 之外的金沙js9线路中心预订. 大学赞助的学生团体金沙js9线路中心的机票应通过 Anthony Travel 预订. 学生的所有费用报销均通过直接供应商付款方式进行.
学生前往参加大学支持的教育活动
以学生身份金沙js9线路中心以获取主要教育福利的学生将被视为非员工客人/人员. 各部门可以通过向该部门的教职员工/工作人员发放的大学购买卡来促进 Concur 之外的金沙js9线路中心预订. 学生的所有已证实支出的报销均通过直接供应商付款方式进行. 任何津贴或未经证实的支出均应通过学生资助办公室管理的奖学金/助学金流程支付.
代表大学出国金沙js9线路中心的学生必须遵守中概述的大学指南 PPM 3120, 国际金沙js9线路中心和活动. 非雇员学生必须提供 W-9 并通过代理付款凭证获得允许的自付费用报销.
任何使用资金来源 2520 的金沙js9线路中心都必须遵循学生管理协会资助法规中概述的准则, 第二部分, 餐饮和住宿支出限制. 一般情况, 可报销的金额不得超过为大学员工规定的限额. 使用此资金来源的付款须经过 SGA 代表的审核和批准. 有关此要求的问题可直接联系学生参与中心 (785)532-6541.
.180 个赞助研究项目（所有以“G”开头的项目）
赞助项目下申报的差旅费用通常必须遵循适用于常规（非赞助）运营的机构政策. 本章概述的所有政策均适用, 除非赞助商实施了更严格的政策.
赞助项目金沙js9线路中心的具体情况和规则包括以下内容：
- 允许作为赞助项目的直接成本, 差旅必须为所收费的项目提供直接利益，并且必须发生在项目期间. 与补助金相关的金沙js9线路中心目的以及金沙js9线路中心者在补助金工作中的角色的文件应保留在部门级别.
- 美国航空法案
- 所有由联邦资金资助的航空金沙js9线路中心都必须遵守《美国飞行法案》，根据 41 CFR 第 301-01 部分. U.S. 无论机票价格如何，所有航空金沙js9线路中心（包括金沙js9线路中心的所有部分）都必须使用由联邦资金支付的载旗航空公司, 方便或个人喜好（41 CFR 第 301-10 部分）.139). 所有不符合 Fly America Act 的费用都必须由非联邦资金来源收取. 例外表格清单可在以下位置找到： 电子表格 赞助计划会计 (SPA) 表格.
- NSF 一般拨款条件, 第 10 条.c. U 的使用.S. 载旗航空公司-- http://www.nsf.gov/awards/managing/general_conditions.jsp
- NIH 资助政策声明, 第二部分：NIH 资助金的条款和条件 A 子部分：概述 4.1.11 飞美国法案-- http://granst.nih.gov/grants/policy/policy/htm.
- 仅将 Fly America 法案适用于联邦资助的项目非常重要, 因为可能导致更昂贵的金沙js9线路中心与此政策相冲突，因此可能不被允许. 确定特定赞助项目是否由联邦政府资助, 请参阅上面的说明 赞助计划会计网站 用于识别联邦资助的帐户, 或联系赞助计划会计寻求帮助.
- 特定赞助商或个人赞助协议可能需要对某些类型的金沙js9线路中心进行事先批准，或者可能需要特殊金沙js9线路中心报告. 旅客在出行前应仔细查看其赞助协议中的任何限制或要求.
.210 附录 A - 定义
以下相关金沙js9线路中心术语的定义和描述源自州法律, 规定, 和政策声明并在整个政策中使用, 程序, 以及此处提供的相关信息.
边境城市金沙js9线路中心： 前往金沙js9线路中心边境 100 英里以内的任何地点.
部门主管： 任命为部门单位领导, 学院, 或由机构负责人委派财务责任的行政单位.
住所： 员工居住并打算在缺勤时返回的地方. 当员工在一个地方吃饭并在另一个地方睡觉时, 员工睡觉的地方视为员工的住所.
员工/旅客： 受大学雇用并需要因大学官方事务而出差的人员.
家庭成员： 孩子或父母（包括亲生父母）, 已通过, 培育, 继父或法定监护人, 或事实上的父母）, 配偶, 注册同居伴侣, 配偶的父母, 祖父母, 孙子, 或兄弟姐妹.
州内金沙js9线路中心： 在金沙js9线路中心境内旅行.
国际金沙js9线路中心： 在美国本土境外金沙js9线路中心, 阿拉斯加, 夏威夷和美国.S. 领土.
住宿设施： 向公众提供住宿的场所.
机动车： 客运机动车辆或卡车. 客运机动车辆是指主要用于载客且车辆总重不超过12的机动车辆,000 磅. 卡车是一种设计的机动车辆, 已使用, 或主要用于运输财产且车辆总重不超过 12,000 磅.
官方大学业务： 追求目标, 义务, 功能, 或代表大学强加或履行的义务
官方站 - 现场员工： 外地员工的正式工作地点是指大学指定为该员工的正式工作地点的城市或城镇.
官方站-办公室职员： 分配到办公室的员工的正式工作地点是办公室所在的城市或城镇.
州外金沙js9线路中心： 在美国本土旅行（金沙js9线路中心除外）, 阿拉斯加, 夏威夷和美国.S. 领土.
私人拥有或经营的交通工具： 机动车辆或其他私人拥有的交通工具，包括, 但不限于, 汽车（乘用车）, 金沙js9线路中心车, 卡车货车, 等.), 飞机摩托车, 和其他类似的私有交通工具. 这不包括公开提供的临时和临时租赁交通工具（e.g. 租车, 等.).
大学拥有或租赁的车辆： 国家或其机构（大学）拥有或直接租赁的机动车辆，特别不包括私人拥有的机动车辆.
大学拥有或运营的车辆： 所有机动车辆, 包括私家车, 授权用于官方大学业务.
生活费用： 所有餐费, 杂项, 和住宿, 包括但不限于, 给服务员的所有费用和小费, 酒店搬运工, 服务员, 门卫, 和女仆.
.220 附录 B - 差旅相关费用类型
以下是适用于差旅和收据要求的费用类型列表. 与金沙js9线路中心安排相关的所有费用均应编码为与所获取的服务相同的支出类型 (i.e., 与机票相关的任何机场费用均应编码为机票费用）.
| 收据类型 | 同意费用类型 | 需要收据* |
| 机票 | 机票 | 是, 必须逐项列出并显示支付的金额 |
| 银行费用 | 银行费用 | 是 |
| 预支现金返还 | 预支现金返还 | 是（存款收据） |
| 非雇员学生金沙js9线路中心有利于大学/顾问金沙js9线路中心 | 金沙js9线路中心顾问 | 是 |
| 运费 | 快递/运输/货运 | 是 |
| 赠款或募集资金允许的活动相关食品 | 赠款或募集资金允许的活动相关食品 | 是 |
| 出租车, 班车, 优步, Lyft 等. | 地面交通 | 否, 但应该可用 |
| 酒店（金沙js9线路中心津贴） | 酒店 | 是, 必须逐项列出并显示支付的金额 |
| 酒店押金/取消费 | 是, 必须逐项列出并显示支付的金额 | |
| 互联网/在线访问费用 | 互联网/在线/电话费用 | 是 |
| 洗衣（如果商务金沙js9线路中心超过 5 天） | 洗衣 | 是 |
| 每日膳食 & 杂费（金沙js9线路中心津贴） | 每日膳食杂费 | 否 |
| 限制 M&IE 至预算金额 | 每日膳食减少 | 否 |
| 已提交费用报告, 忘记包含机票 | 错过的机票费用 | 是, 必须逐项列出并显示支付的金额 |
| 提交的费用报告, 忘记包含酒店 | 错过的酒店费用 | 是, 必须逐项列出并显示支付的金额 |
| 已提交费用报告, 忘记包括其他 | 错过的其他费用 | 是 |
| 已提交费用报告, 忘记包括租车 | 错过的租车费用 | 是, 必须逐项列出并显示支付的金额 |
| 报纸/杂志/书籍订阅 | 报纸/杂志/书籍订阅 | 是 |
为另一名持有大学卡的员工支付的费用 | 错误收取的其他员工差旅费 | 是, 必须逐项列出并显示支付的金额 |
| 官方招待的膳食（需要预先批准表, 禁止饮酒) | 官方招待 | 是 |
| 停车 | 停车 | 是, 除非无人看管停车 |
| 护照/签证/所需的金沙js9线路中心疫苗 | 护照/签证/疫苗费 | 是 |
| 个人汽车里程 | 个人汽车里程 | 必须使用里程计算器 |
| 将汽车行驶里程限制在较小的范围 | 个人汽车里程减少 | 否 |
减少大学卡上个人开支的 OOP 费用 | 个人开支减少 | 否 |
| 邮费 | 邮费 | 是 |
| 专业材料/用品 | 专业材料和用品 | 是 |
| 专业会员资格/会费（机构或显着的成本节省） | 专业会员/会费 | 是 |
| 招聘费用 | 招聘费用 | 是 |
| 租车 | 租车 | 是, 必须逐项列出并显示支付的金额 |
| 租车燃料 | 租车燃料 | 是 |
| 注册 | 注册 - 金沙js9线路中心 | 是 |
| 其他大学卡金沙js9线路中心付费注册 | 是 | |
| 学生/实习生费用和用品 | 学生/实习生费用和用品 | 是 |
| 出于教育目的/学生利益的学生金沙js9线路中心费用 | 学生/实习生金沙js9线路中心 | 是 |
导游或包车的小费或小费（学生团体旅游） | 小费/小费（导游/包车） | 是, 如果索赔金额超过 25 美元 |
| 通行费 | 通行费 | 否, 但如果有的话应该 |
| 火车 | 火车 | 是, 必须逐项列出并显示支付的金额 |
| 大学车辆/摩托车（跟踪目的） | 大学车辆/摩托车 | 否 |
.230 附录 C - 差旅申请和费用报告提交时间表
| 请求/报告类别类型 | 提交时间表 |
| 仅限州内/边境城市里程金沙js9线路中心申请 | 不需要 |
| 金沙js9线路中心请求州内/边境城市可选每月请求 | 每月完成, 用于出于同一业务目的前往多个州内/边境城市出差 |
| 金沙js9线路中心请求 - 所有其他金沙js9线路中心 | 至少在金沙js9线路中心开始日前 30 天, 金沙js9线路中心安排之前 |
| 金沙js9线路中心费用报告 - 每月州内里程 | 每月, 金沙js9线路中心结束日期起 30 天内 |
| 差旅费用报告 - 所有其他差旅 | 自金沙js9线路中心结束日期起 30 天 |
.240 附录 D - 取消和变更费用指南
| 在 Concur/Anthony Travel 预订 | 通过其他供应商预订 | |
允许取消 已发行电子信贷 用于未来商务金沙js9线路中心 |
|
|
不允许取消 已发行电子信贷 用于个人金沙js9线路中心 |
|
|
.250 附录 E - 大学资助的学生金沙js9线路中心指南
| 学生类型 | 金沙js9线路中心的目的 | 进程 | 授权付款方式 | 费用类型 |
| 学生员工 | 就业相关业务 |
|
| 员工差旅费用类型 (E25xx) |
| 学生顾问（非雇员） | 代表大学 |
|
| 金沙js9线路中心顾问 (E2793) |
| 学生 （员工/非员工 | 教育 |
|
| 学生/实习生金沙js9线路中心 (E5630) |
| 教师领导的学生小组 | 教育 |
|
| 教师主导/教育学生金沙js9线路中心 (E2799) |
