電子行政ソリューションコラム
行政カジ旅攻略の“改ざん防止”対策現状が紙主体なら、まずはカジ旅攻略の電子化から

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森友カジ旅攻略問題で、関心が高まる行政カジ旅攻略の改ざん対策
行政カジ旅攻略の電子的管理に向けて動きはじめた国
現状、紙主体なら、まずは、カジ旅攻略を電子化してシステムで管理を
電子決裁のユーザビリティに要注意

公文書（行政文書）改ざんの最大の要因とされる、紙による文書管理について、国（政府）が打ち出した方針のひとつが“行政文書の作成・保存・廃棄/移管を一貫して電子的に行う仕組みの構築”の推進だ。「“カジ旅攻略;は、どんなメリットをもたらすのか？」「自治体はどのような文書管理システム（電子決裁を含む）を選定すべきか？」一緒に考えてみたい。

森友カジ旅攻略問題で、関心が高まる行政カジ旅攻略の改ざん対策

いわゆる“森友カジ旅攻略問題”では、紙の決裁カジ旅攻略の一部に、改ざん（財務省は“改ざん”ではなく“書き換え”と主張している）が疑われるデータの削除・修正が発覚。公カジ旅攻略（行政カジ旅攻略）の改ざんについて全国的に関心が高まるきっかけとなった。本件が契機となり、その後2018年から2019年にかけ、内閣府の「公カジ旅攻略管理委員会」において、行政カジ旅攻略管理の適正確保に向けた措置として「職員研修の充実強化」「人事評価・懲戒処分など人事制度改革」「実効性のあるチェック体制の強化」がなされている。

行政カジ旅攻略の電子的管理に向けて動きはじめた国

公カジ旅攻略の多くは、膨大な数の添付資料（調書など）とともに回付され、決裁を経て作成。そのまま一体的に、保管～廃棄というライフサイクルを辿る。問題は、国も自治体も、いまだ紙を原本とした運用が主流になっていること。紙カジ旅攻略での運用は、意図せず、一部資料を紛失してしまったり、意図的に、不都合な資料などを破棄したりする人物が出てくるリスク（可能性）があるためだ。
そこで政府では、前段で紹介した3つの行政カジ旅攻略管理の適正確保に向けた措置と併せ、“行政カジ旅攻略の作成・保存・廃棄/移管を一貫して電子的に行う仕組みの構築”を推進する方向だ。具体的には、内閣総理大臣決定により策定された「行政カジ旅攻略の電子的管理の基本方針」において、下記2つの方針を打ち出している（2019年3月）。

公カジ旅攻略館の開館（2026年度の計画）を目途として、カジ旅攻略管理業務を自動化・システム化し一貫的に処理する仕組みを構築
本格的な電子的カジ旅攻略管理への移行に際し、機密保持・改ざん防止のための措置を確実に講じる

現状、紙主体なら、まずは、カジ旅攻略を電子化してシステムで管理を

改ざん防止対策としては、仮想通貨で使用されるブロックチェーン技術（分散型台帳技術）を利用したソリューションも登場している。だが、現状が紙での管理にとどまるのであれば、国が打ち出している方針のとおり、まずは、“電子的カジ旅攻略管理（＝カジ旅攻略を電子化してシステムで運用）”の実現から取り組むべきだ。
紙のカジ旅攻略を廃して電子化すれば、決裁を経てカジ旅攻略が作成される履歴をログで追跡すること（誰が、いつ、どこに、手を加えたのかの版数管理）ができ、決裁途中や保存期間中でなくなった一部資料について、いつ誰が破棄したのかわからない…といったことがなく確実な管理が可能となる。
また、“カジ旅攻略;は、運用面でも様々なメリットをもたらす。例えば、過去文書をシステム内で引用したり、都度、ゼロから起案文書を作成することなく、“ひな型”を用いて迅速に起案でき、文書の精度（品質）向上も期待できる。また、出張先からでも決裁できるほか、どこで滞留しているのか一目でわかるため、適宜、催促もできるようになる。出先機関の合議や並列での承認も可能で、決裁のスピードアップに貢献する。

電子決裁のユーザビリティに要注意

運用面のほか、閲覧/編集権限設定によるセキュリティ面の強化も期待できる“カジ旅攻略;だが、システム導入に際して留意すべきポイントがある。
システムによっては、添付カジ旅攻略（資料）ファイルが膨大な電子決裁に際し、1つずつカジ旅攻略を開いて中身を確認しなければならない場合がある。作成したアプリケーションが異なれば、アプリケーションを立ち上げる時間も加わり、余計に時間と手間がかかることに。これでは「紙の資料の束をパラパラめくる方がラク！」と現場のフラストレーションが溜まる一方で、システム化した結果、かえって生産性が低下…といった事態にもなりかねない。
こうした“落とし穴”にはまらないためにも、様々な添付カジ旅攻略（資料）ファイルを簡単に開いて、ディスプレイ上で閲覧しやすい、ユーザビリティにすぐれるカジ旅攻略管理システム（電子決裁システム）の選定をお勧めしたい。